わたしたちの生活に、メールは欠かせないものです。プライベートでもメールやLINEは欠かせないものですが、それだけでなく、仕事のメールも働く上では欠かせないものですよね。同僚同士でもお客様相手でも、メール対応って意外と難しいものです。

メールを返すタイミング、早ければ早い方がいいのか、それとも、24時間以内に返せばそれでいいのでしょうか？

早さを優先すると仕事が中断される

デスクワークの人は特に、メールの返信を素早くしようとすると、今やっている仕事を中断してメール対応をしなければなりません。メールがくるたにに仕事をストップさせていては集中力が続きませんし、仕事の効率は悪くなります。たしかに、メールがすぐに返ってきたら相手は嬉しいでしょうが、そのせいで仕事の効率が下がり、成果を出せなくなってしまったら自分自身の評価にも影響しますし、一人ひとりの成果が下がって行けば、会社全体の業績も低下するということです。

メールの返信が早い方がいいとは言え、仕事を差し置いてまでメールの返信に命をかけるのはどうも間違っていると言えそうです。

もちろん、仕事に集中するために、メールを放置していいというわけではありません。職種によっては、一日に受け取るメールの数もかなり多くなってしまうものです。ずっとメールを溜めていると返信するだけでも一苦労ですよね。

大切なのは、仕事への集中力と、メール返信の早さのバランスをとることです。どちらかに偏ってしまうと、仕事はうまくいきません。

メールの返信を1日1回にするという方法

中には、メールの返信は1日1回と決めている人もいます。メールボックス自体を開かずに、目の前の仕事に集中できるのがメリットです。たとえば朝なら朝と時間帯を決めてしまって、その時間帯だけでメールを読み、必要なものは返信していく、という方法ですね。

これなら、メールチェックの時間帯以外は自分の仕事に集中できますし、1日1回メールチェックをするということはいつ届いたメールだとしても基本的に24時間以内に返信が来るのですから、相手が怒ることもないでしょう。

メール返信の頻度を1日1回にまで落とすと、仕事もかなりはかどるようになります。メール自体を見ないようにするので、そりゃ集中できますよね。メール返信の頻度を落とす場合は、メール通知が来ないように設定しておき、仕事中にメールが開くこと自体を避けていくことが大切になります。

その都度返信する方法

会社や職種などによっては、メール返信はもっと早い方がいいと言われる場合もあります。即レスが基本で、即レスできなかったとしてもなるべく早くにメールを返すべき、という考え方です。

メールをすぐに返せば、またすぐに相手からも返信が来て、話も早いです。メールの返信頻度が低いとなかなか話が前に進みませんから、さっさとメール上で話を進めたいということが多い人は、こまめにメールを返した方がいいでしょう。

実際、仕事中にメールを返しても、そこまで集中力が切れないという人もいます。メールの内容にもよりますが、長文で返す必要がなく、さほど頭を使う必要がないようなメール返信に関しては、仕事中に返しても集中力を切らさずに仕事が続けられます。

わたしも、メールはまめに返す方です。なぜなら、長文で頭を使うようなメールを書くことがそもそもあまりないからです。

ほとんどのメールは、即レスが基本で、パソコンに向かっていないときでも数時間以内には返信します。ただ、スケジュール調整を伴うメール返信など、時間をかけなければならないものに関してはいったん寝かしておき、24時間以内には返信するように心がけています。

メールばかりに頼ってはいけない

メールが普及してからというもの、仕事でもメールばかりを多用する人が多いです。たしかに、メールなら時間曜日問わずいつでも送れるので気軽ではありますが、中には電話したり直接会って話した方がいいような内容もありますよね。

緊急を要するような用件だと、メールではなく電話を使うべきです。にも関わらず、そういう場面ですらメールを使う人ってかなり多いんですよね。「今からそちらに伺いますが、ご在宅ですか？」なんてメールされても、メールを見ていなければそのメールに返信することはできません。電話をしてくれれば「今いるので大丈夫ですよ」とか「今外出先なので、1時間後にしてもらえますか？」とか、すぐにリアクションすることができます。

また、詳細な打ち合わせをしたいときに、いちいちメールで頻繁にやり取りするのも効率が悪いです。いくらキーボードを打つのが早い人でも、やはりキーボードを打ってメールを送るよりも、電話して話す方が早いですよね。電話でした方がいいことに関しては、メールではなく電話を使うようにすることも大切なのではないでしょうか。

メールの返信のタイミングは、職種や会社によっても異なると思います。会社勤めであれば、基本的には上司のやり方に習うのが間違いない方法です。もし、上司のやり方に納得できないのであれば違う方法でもいいのですが、職場ごとにやり方は違うものなので、それぞれのメリット・デメリットを踏まえた上で、最適な方法を実践するようにしましょう。

わたし自身はメール返信は早いほうではありますが、かと言って相手にも同じ速度を求めることはありません。返信が遅い人も、返信を滅多にしない人もいますし、自分のやり方が正しいとは思っていません。ただ、メールをすぐ返すと信頼してもらいやすかったり、仕事がデキる人だと思ってもらいやすいというのはあるかと思います。

逆に、1日1回だけ返信する人でも、毎日決まった時間帯に返信するようにしていれば「この人は自分のタイムマネジメントがきちんとできている人だと」と思ってもらいやすいので、それはそれで仕事がデキる人だと思ってもらいやすいですね。

自分にどちらのやり方が向いているか、また、周りはどれぐらいの頻度でメール返信しているかも踏まえて、最適な返信頻度を探ってみましょう。