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書類整理に役立つアイテム

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書類の整理、イヤになりませんか?

「とりあえず後で見よう」と思って、そのまましまいこんでしまったり、必要な書類に気づかずに処分してしまったり。

とは言っても、丁寧にファイリングをしようと思うとなかなか骨の折れる作業になります。

煩雑な書類整理ですが、なるべく簡単で手間のかからない方法で行えば、常に整理整頓された状態で保存することができるのではないでしょうか?

そのためには、まずは「不要な書類を早めに処分しておく」ということ重要です。

郵送物などの書類はすぐに目を通して、不要なものはすぐに捨ててしまいましょう。「後からゆっくり見よう」と思っていると忘れがちになってしまいます。また、必要な書類かどうかの判断がすぐにできないものに関しても一旦置いておいて、当日中には整理するよう心掛けることによって、書類が溜まってしまうようなことは避けられます。

では、必要な書類はどのように保管しておくのが良いのでしょうか。ここでは、書類収納に役立つアイテムを紹介していきたいと思います。書類の整理術を身につけましょう。

書類のジャンルや量などは人によっても違いますが、自分に合ったアイテムを選ぶことで書類整理が楽になると思いますよ。

【クリアファイル】

クリアファイルは、「とりあえず」的に書類を保管しておくのには役に立ちます。たとえば何かの契約書類一式をひとつのクリアファイルに入れておく、というような使い方でも良いですし、「後で整理しよう」と思っている書類でもとりあえずクリアファイルに入れておくと散らかることがありません。

クリアファイルは柄などが入ったものではなく、中身が見えやすいものを使うようにしましょう。

【ポケット式ファイル】

ポケット式ファイルは、アルバムのように一冊にファイリングするときに便利なものです。たとえば「生命保険の契約書類」などを保管するのに向いています。生命保険の契約書類の場合は、保険証券、告知書の写し、設計書などいくつかの書類があります。

個人だけでなく家族分の書類となるとけっこう量が多くなりますよね。保険会社でも収納用のファイルをいただく場合がありますが、複数の保険会社で契約している場合などはバラバラに保管してしまいがちで必要なときにすぐに取り出すことができません。

ポケット式ファイルにまとめて保管し、ファイルの背表紙に「生命保険」と書いておけばすぐに取り出すことができますね。ポケット式ファイルは、後から継ぎ足すことができるようリングファイルを使うのがおすすめです。リングファイルならポケット式ファイルだけでなくルーズリーフを挟むこともできますし、メモを残したい時にも役立ちます。

また、リングファイルはハードタイプの自立するものを選びましょう。薄いプラスチックのものだと本棚に入れているうちに曲がってきてしまい、見た目が悪くなってしまいます。

【レターケース】

レターケースとは、タンスのように引き出しになっている棚のことです。引き出しの深さや数が選べます。ファイリングの手間を省きたい人には、レターケースの方が向いているのではないでしょうか。

レターケースは場所もとりますが、浅い引き出しのものを使って書類をカテゴリ別に収納するのにはとても便利です。引き出しの前面にインデックスシールを貼っておけば書類の管理がスムーズになりますよ。

また、レターケースを使用する際にはクリアファイルと併用して、さらに細かく書類の内容を分類することもできます。

【アコーディオンファイル】

アコーディオンのように蛇腹状になっているファイルで、領収書・明細書などの保管には役立ちます。携帯もしやすいので、たとえば保護者会で必要な書類を整理して会議のときには持って行くというような使い方もできます。

アコーディオンファイルは中が細かく仕切られているので、簡単に書類を分類できるというのも魅力です。

【インデックスファイルボックス】

比較的扱う書類の数が少ない場合に便利なアイテムです。

ファイルボックスに入れるだけでは書類は散らかってしまいますが、インデックス付きのペーパーファイルで中を仕切ることができるので整理しやすいです。また、書類を入れるときにはペーパーファイルはさんで放り込むだけなので、シンプルに管理したい人にはおすすめです。

ただ、この場合は横向けに書類を保管することになるので、奥行きの深い収納スペースが必要となります。デスクの一番下の深い引き出しや、机の足元などに収納するのがポイントです。

【インデックスシール】

これは、どんな保管方法にも使えるものです。インデックスというのは「見出し」という意味ですが、インデックスシールを使うことで各書類に見出しを付け、探しやすくできるという特長があります。

例えばリングファイルに生命保険の書類を収納している場合、家族の名前別に見出しをつけておけば探しやすいですよね。また、レターケースの場合は引き出しの前面にシールで見出しをつけておけば、いちいち開けて確認する必要がなく、見出し通りの場所へ新しい書類を入れるだけで済むので手間が省けますよ。

このように、書類整理に役立つおすすめ商品はいろいろあります。家庭での書類管理は雑になりがちですが、オフィスワークの人は仕事場の収納を真似てみる、というのもおすすめです。合理的に収納されていると必要な書類がすぐに取り出せたり、新しい書類を迷うことなくさっと片づけられたりして無駄な時間を費やさずに済みますよ。

一度、書類整理のルールをきちんと決めておけば、後から増えた書類も散らかりにくく整理しやすくなるのでおすすめです。

さて、このような書類整理に役立つアイテムを準備するときには、アイテムのサイズに気をつけてください。

基本的には、A4サイズで統一するようにしましょう。書類の大きさは大半がA4以下ですし、A3の書類は半分に折りたためば問題ありません。もちろん人によっては「普段扱う書類はB4が多い」という人もいると思いますので、その場合はB4サイズのファイルを用意しましょう。

A4サイズのもので揃えておけばたいていの書類には対応できるので、購入時にはサイズを間違わないように確認してから購入するようにしてくださいね。