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優先順位の付け方!優先すべき仕事は緊急の仕事ではありません

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仕事をするときには、優先順位をつけることが大切だと言われていますよね。みなさんも、ある程度優先順位を付けながら仕事をされていると思います。

しかし、優先順位をつけることができていても、優先順位の付け方が間違っている人はけっこういるのではないでしょうか?

締切が近い仕事からやるのではありません

優先順位をつけるときは、緊急の仕事を真っ先にやり、その次に重要な仕事、そしてあまり重要ではない仕事……というように並べていくのが基本だと思います。

しかし、緊急性の高い仕事から順番に片づける、というのはある意味では間違っています。

真っ先にやらなくてはならないような仕事というのは、たとえば人の命に係わるようなことであったり、もしくは「お客様からクレームが入った」といった場合です。

命に係わるような事柄はそうそうないと思いますので、クレームを例に説明しましょう。
お客様へのクレーム対応というのは、緊急性の高い仕事です。クレーム対応は迅速におこなわなければ、よけいにお客様を怒らせることになってしまいますから、今やっている仕事を放りだしてでもお客様のもとに駆けつけて、謝罪すべきでしょう。

ところが、そうでない「緊急の仕事」もあります。
それは、上司から「これ、緊急だから」「急ぎでやって」と言われるような仕事です。

一刻を争うような仕事であれば真っ先に取り掛からなくてはなりませんが、実際にはそうでもない仕事が多いんですよね。「急ぎで」と言われても、「いつまでに出せばいいですか?」と聞いてみると、「今週中には」とか「3日後には」というように、今過ぐ取り掛からなくてもできるような仕事の場合もあります。

もし、その仕事が3時間で終わる仕事で、「明日中に」と締め切りを決められた場合は、今日すぐにやらなくても、明日の14時に取り掛かれば17時には終わる計算になります。

ですから、もし今やっている仕事がかなり重要な仕事だと思うなら、頼まれた仕事は後回しにして、先に今の仕事をしてから取り掛かってもいい、というわけです。

締切順に並べてはいけない

仕事には、たいてい締切があります。明確に「○時」と決まっていなくても、「今週中に」とか「明日の会議までに」というようにデッドラインは決まっていますので、それに合わせて仕事を進めなくてはいけません。

でも、そこで締切が近いものから順番にこなそうとする人もいます。これは、間違いです。

たとえば、明日が締め切りの簡単な仕事と、明後日が締め切りの大変な仕事があったとき、場合によっては明後日が締め切りの大変な仕事を優先させた方がいい場合もあります。

特に時間がかかるような仕事の場合は、締切までまだまだ余裕があったとしても、先に取り掛かっておいて、少しずつ進めながら、締切の早い小さな仕事をこなしていく、というように進めた方が、すべての仕事の締め切りを守りつつ、質の高い仕事ができます。

もし、締切順に仕事をした場合、真っ先にやる仕事がとても簡単な仕事の場合もありますよね。2日後に仕上げなくてはならない仕事でも、3時間でできる仕事であれば、2日後の締切3時間前に取り掛かればいい。ところが、わたしたちは時間に余裕があると、だらだらしてしまうものです。

その結果、だらだらと簡単な仕事に時間をかけてしまい、がんばれば3時間で終わるところを丸々2日間かけてしまうようなこともあるのです。

締切に追われやすい人は、このように締切順に仕事をこなしていることが多いものです。仕事がデキる人の場合は、先に難しい仕事に取り掛かりながら、簡単な仕事は後回しにして締切ギリギリになってから取り掛かる、ということもあります。

もちろん、時間にゆとりがあるときにはいつどの仕事をやってもいいかもしれませんが、忙しい人の場合はどの順番で仕事をするか、というのはとても大切です。優先順位の付け方が間違っていると、仕事の効率も下がってしまい、どうでもいい仕事に時間をかけてしまったり、逆に、大切な仕事なのに急いで仕上げなくてはならなくなってしまうこともありますよね。

そうならないように、優先順位を考えるときには仕事の重要度や締切がいつかなど、さまざまな要素を複合的に考えることが必要ではないでしょうか。ぜひ、参考にしてみてくださいね。