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転職の機会がチャンス!整理整頓されたデスクをキープできる人に!

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整理整頓が得意だという人はあまりいません。多くの人は、「もっと整理整頓をちゃんとしなくちゃ……」と思いつつもなかなか実践できないものです。

人は、いきなり変わることはできませんが、きっかけがあれば大変身を遂げることも可能です。そこで、これから転職しようとしている人には、これを機に整理整頓ができる人になる方法を紹介したいと思います。

書類の整理の仕方をマスターしておこう

デスクワークなど、書類を扱うことが多い仕事の場合は、とにかく書類が散らかります。紙なんてかさばるものではなさそうなのに、なぜか大量の書類が溜まってしまって、デスクの引き出しを占拠してしまうんですよね。

書類整理の方法は、3ステップでマスターすることができます。

ステップ1:いらない書類を処分する

「あとで使うかも」と思っていつまでも古い書類をとっておく人がいますが、その書類が今後必要になることはほとんどありません。とっておきたいものがあるなら、スキャンしてパソコンに取り込んで、紙の方は処分してしまいます。

本当に必要な書類というのはほんの少しのはずです。特に転職したてのあいだは、注意深くその都度書類を処分するようにして、「またあとで整理しよう」というのは無しにしましょう。

ステップ2:書類を分類する

必要な書類は、その用途やカテゴリに応じて分類していきます。

おすすめの分け方は、「ずっと保存しておくべきもの」と「一定期間が過ぎたら処分するもの」です。
一定期間が過ぎたら処分するものというのは、今アプローチ中のお客様のデータなどで、契約がとれたり、もしくは契約がとれないことが確定したら、処分してしまいます。

書類の分け方は、大雑把に2~3種類でいいでしょう。あまり細かく分けてしまうと整理が大変になり、「また後で」となりやすいですよね。その都度こまめに整理できるように、書類の整理は大まかに分けるのが基本です。

それぞれの書類をクリアファイルに入れておきさえすれば、ファイルボックスの中でごっちゃになることはありませんから、分類は2~3種類にしておきましょう。

ステップ3:収納グッズを選ぶ

最後に、どんな収納グッズを使うかを考えます。収納ができないほど、便利な収納グッズを使いがちです。でも、一見便利そうな収納グッズというのは、案外使いにくいもの。

昔からあるような、どこのオフィスにもあるような定番の収納グッズが、結局は使いやすいことが多いんですよ。そこでおすすめなのは、大きな分類をするのは定番のファイルボックス、そして中を仕切るのはクリアファイルです。この2つがあればとりあえず大丈夫。必要に応じてインデックスをつけるといいですが、あまり増えすぎないように注意しましょう。

また、さらにおすすめなのが、ファイルボックスやクリアファイルの色で分けることです。「社外持ち出し禁止書類は赤」「個人情報は青」「永久保存版の書類は黄色」というように色分けしておくことで、必要な書類を取り出しやすくなります。

文具類も最低限に

女性は特に、文具類が多くなりがちです。オフィス内にも一通りの文具が揃っているのに、可愛らしいボールペンを何本も持っていたり、ホチキスやスティックのりなどはすべて自分用を使っているのではないでしょうか?

オフィスに文房具があるなら、自分で持っておくのはボールペン1本で十分です。机の中に入れておくものを厳選することによって散らかりにくいデスクになり、いつも整理整頓されたデスクを実現することができます。

もちろん、お菓子が入っているのはもってのほか。ブレスケアやフリスクなどが入っているのはまだいいとしても、引出の中が駄菓子屋さんのようにならないように、気を付けてくださいね。

月に1回は整理を!

どうしても、月末などは忙しくなり、丁寧に整理している暇がなくなることもあるでしょう。でも、そこで放置せずに、月初めには必ず書類整理をやっておくことで、つねに整理整頓されたデスクをキープできるようになります。

月に1回ぐらいであれば、いつもより残業してみたり、もしくはいつもより早く出社して机の整理整頓をする時間はとれると思います。この習慣を続けていけば、転職先でのあなたの評価は「整理整頓ができる人」に変わるでしょう。

今、整理整頓が苦手だと思っている人でも、転職を機にぜひ整理整頓できる人に変身しましょう。整理整頓ができる人は、信頼を得やすいものです。基本的なルールを守っていればそこまで難しいことではないので、ぜひチャレンジしてくださいね!