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メールは短い方がいい!長いメールで失うものとは

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働く上で、メールでのやり取りというのは欠かせないものではないでしょうか。多くの仕事では、取り引き先とのメールやお客様とのメールのやり取りがあるものです。

そこで気を付けたいのが長いメールを書かないということです。

長いメールを書く時間がもったいない!

長いメールを書くには、それだけ時間がかかります。

まず、文章を考えるのに時間がかかりますよね。挨拶から始まって、用件に関して詳しく説明をし、相手を気遣う一文を最後に入れたりして、何を書こうかと考えているうちに、あっという間に時間がかかります。

そして、タイピングにも時間がかかります。だいたい、文字を打つ早さといのは2.5~3.5/秒ぐらいが平均だそうです。早い人でも、4~5/秒ぐらいなものでしょう。つまり、1分間でせいぜい500文字程度ですから、長いメールを書くには、10分以上かかってしまっている人も少なくない、ということです。

長いメールを読む時間がもったいない!

相手からもらったメールでも、長ったらしいメールってありますよね。あれって、読むのに時間がかかってイライラすることありませんか?

すべて必要なことだけが書かれているならいいのですが、たいていはそうではありません。長ったらしい挨拶や雑談が入っていて、用件はほんの数行だけなのに、それ以外の内容のせいで読んで理解するのに時間を要してしまうメールというのは多いものです。

長いメールは、書く方も読む方も無駄な時間を使ってしまうわけですね。

簡潔なメールでマズイことは何もない

ビジネスメールは特に、長くなりがちです。相手がそうしているから、と自分もつい長いメールを書いてしまいがちですが、本当にそんなに長いメールは必要でしょうか?

長い挨拶文を抜かしたところで、マナーが悪い、なんていうことにはなりません。簡潔に用件だけ書いたメールの方が、相手も読むのが楽になり、そして相手も気を使って長いメールを書く必要がなくなり、お互いがメールにかける時間を短縮できるのではないでしょうか?

メールが短い方がいいのは、スマートフォンでメールを読む人もいるから、という理由もあります。少し前までは、PCメールを携帯で読む人というのはほとんどいなかったと思います。

でも、これだけスマートフォンが普及してきた中で、PCメールをスマホで読むのはごく一般的になりました。ところが、PCで読めばすぐに読めるようなメールでも、スマホの小さな画面だとスクロールしながらでないと読めないメールも多いんです。

スマホで読まれることを想定した上で短いメールにした方が、相手の負担が軽くなるのは間違いないのではないでしょうか?

メールはつい長く書いてしまいがちだと思いますが、メールはそもそもそんなに長く書く必要はないものです。丁寧にごあいさつをしたいのであれば手紙を書く方がいいですし、せめて電話で口頭で挨拶をした方がいいのです。

メールで丁寧にあいさつをしていても、案外ちゃんと読んでいる人は少ないと思いませんか?わたしも、メールを読むときにはいちいちはじめから全部読むのではなく、あいさつ文をすっ飛ばして、用件がどこに書かれているのかを探すように習慣づいています。

せっかくうんうんと頭をひねって書いたあいさつ文がロクに読まれないことも多いのですから、メールは簡潔に、シンプルに、短く、ということを心掛けてみてはいかがでしょうか?