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仕事がうまくいく指示の出し方とは?

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仕事は一人でするものではありません。同僚や上司、部下、取引先そしてお客様がいて、初めて成り立つのが仕事です。仕事をする上で、指示を出すことを避けては通れません。でも、適切に指示を出すのって難しいですよね。

では、仕事がうまくいく指示の出し方とは一体どういうものなのでしょうか?

あれこれ指示を出し過ぎるとうまくいかない

誰かに仕事を依頼するとき、「本当にわたしの指示は伝わっているだろうか?」「本当にちゃんとやってくれるだろうか?」という不安はつきまといます。だからこそ、つい指示を出し過ぎてしまうこともありますよね。

簡潔に指示を出し、それに対して自分が思っている通りの成果が上がってくればとても気持ちいいものでしょうが、そんなことはとても難しいと思ってしまいます。「わたしはこう思っているけれど、相手の価値観では違うかもしれない。だって、相手はわたしとは経験も立場も違うのだから。だから、ちゃんと事細かに説明してあげないと!」と思って、詳しい指示を出すことになります。

でも指示を出し過ぎたらどうなると思いますか?

まず、指示をたくさん出そうと思えば、時間がかかります。説明しているあいだにも、本当なら相手はその仕事に着手できますし、自分だって他の仕事に打ち込むことができます。時間をかけて説明するのはあまり生産的とは言えませんね。

次に、相手のやる気を削いでしまいます。相手は、事細かに指示されればされるほど、やる気を失ってしまいます。「そんなに言うなら自分でやればいいのに」と思ってしまいますし、「ちゃんと仕上げたところでこれは自分の成果ではなくあの人の成果になるんだもんな」なんてことも考えてしまうでしょう。

指示を事細かに出し過ぎてしまうと、時間ももったいなく、相手のやる気を奪うことになり、そして相手の成長のチャンスさえ奪ってしまうことになるのです。

丸投げすると人はサボる

では、指示は最低限だけにして、あとは相手に任せてしまうのがいいのかと言うと、実はそうではありません。たしかに、理想を言えば最低限の指示だけですべてを把握して思っていた通りの仕事をしてくれる相手がいれば最高です。でも、それはよほどお互いに信頼関係が成り立っている場合にしか通用しません。

たいていは、簡潔に指示をしたあとで「これでお願いするね。期待してるよ!」なんて言っても相手がそれに応えてくれるとは限りません。それどころか、放任してもらっていることをいいことに、仕事をサボってしまう人がいるのも確かです。

もちろん、相手も悪意があってサボってしまうのではありません。仕事は一つのことにかかりっきりになっているのではなく他にもいろいろあります。だから、優先順位の高いものを先にやっているうちに、指示された仕事に取り掛かるのが遅くなってしまい、その結果いい加減なものしかできなかったり、もしくは納期に間に合わない、という問題が起こってしまうのです。

相手を信頼して仕事を任せる、と言えば聞こえはいいですが、長年一緒に仕事をしていて、本当に信頼し合っている関係でもなければ、簡潔な指示だけ出してあとは丸投げ、という方法はとるべきではありません。

適切な指示を出すには

指示を出し過ぎても、出さなさ過ぎても仕事は上手くいきません。では、どうすればいいのでしょうか?

適切な指示を出す方法としておすすめなのは、はじめは簡潔に指示を出し、その後少し進めるたびに進捗状況を報告してもらう、という方法です。

これなら、初めに出す指示は少しでいいので時間もかかりませんし、相手も「任せてもらえた」という喜びがあるので使命感を持てます。そして、その後少し仕事を進めるたびに報告をもらうことで、早めに方向性の誤りなどを修正することができます。

もし、仕上がってからチェックして「いや~こうじゃないんだよね~」なんて言われても、相手は「もっと早く言ってほしかった……」と思うものです。はじめの段階から少しずつ修正してもらっておけば大した手間はかかりませんが、仕上がったものをあちこち直そうと思えば、一から作り直す以上に大変な労力がかかることもあります。

だから、指示を出す側の人間も、指示を出すときには進捗状況の報告もしてもらうようにお願いするようにしましょう。また、指示を出される側の人も、指示をもらっただけでそのまま仕事を進めるのではなく、分からないことはその都度確認し、分からないことがなくても進捗状況の報告だけは欠かさないように気をつけていきましょう。

これを意識するだけでも、指示の出し方はスムーズにいきますし、成果も良くなります。指示を出す人も出される人も、ぜひ参考にしてみてくださいね!