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パソコンから離れて仕事の効率アップを!

m89

デスクワークの人は、ず~っと仕事をしているわけでもありません。

と断言してしまうと良くないかもしれませんが、仕事中にネットを見たりする余裕がある人も多いのではないでしょうか?忙しい忙しいと言いながらも、実はついネットのニュースをチェックしてしまう時間があったりして、「本当はもっと効率よく仕事できるはずなのに、うまくいかない……」と感じていませんか?

パソコンには誘惑がいっぱい!

ネット上には、たくさんの誘惑があります。「あれって何だったっけ」とちょっとした調べもののつもりでネットを開いたら、調べ物が終わったあとについ気になるニュースを読んでしまって、一つ読みだすと関連リンクのところから次々に他のニュースも読んでしまうことがあります。そして気が付けば、30分、1時間と時間が経ってしまっているものですよね。

また、facebookなどを開いてしまうのも危険です。筆者もすぐfacebookを見てしまう癖があり、「仕事中はfacebookが見られない、みたいなシステムがあればいいのに」とか思っちゃいます。

さらに、パソコンを見ているとメールもどんどん来ますよね。メールが来るととりあえず見てしまいますし、必要に応じて返信もします。そうしている間に仕事が中断されて気分もノらなくなり、その後しばらくだらだらと働くことになってしまいます。

パソコンから離れる時間を持とう

デスクワークの場合はパソコンなしに仕事をすることはできませんが、それでもあえてパソコンから離れる時間を作ってみましょう。

まずは、出社前や休日なんかでもいいので、パソコンが無いところに行ってみてください。自宅だとパソコン以外にもテレビの誘惑がありますので、カフェがおすすめです。もちろん、パソコンは持って行きません。

その代わりに持って行くのがノートとペンです。そこで、自分の今後のスケジュールを確認したり、予定を立てたりしてみましょう。パソコンの雑念が無いので、後回しにしていた用事を思い出したり今すべきことが整理できてくるのが分かるはずです。

そして、作業が終わったころには頭がすっきりしているのを感じるでしょう。パソコンを見ていると膨大な情報が頭に入ってきますが、パソコンさえなければそのようなことは起こりません。単純に、もともと自分の頭に入っていた情報だけに集中できますし、頭の中でぐちゃぐちゃになっていた情報を整理できるので、頭がすっきりとするのです。

まずは、たまにでいいのでぜひ実践してみてください。するとだんだんとすっきり感にやみつきになってくるので、整理するのが楽しくなってきますよ。筆者は、これを頭の棚卸しと呼んでいます。高校のころからカフェが好きでよく行くのですが、カフェが好きな理由は他に誘惑がなく、頭の棚卸しがスムーズにできるからなのだと最近気づきました。

毎日の習慣にしてみよう

忙しい日が続いたあとには頭の棚卸しをするのがおすすめですが、慣れてきたら今度は毎朝の習慣にしてみてください。

つまり、毎朝仕事を始める前に、そしてパソコンを開く前に、ノートに今日やるべきこと(TO DO)や今日の予定を書きだしてみるのです。そしてそれらの優先順位をつけて、こまかくやることをリストアップします。

TO DOリストの作成は働く人なら実践している人は多いですが、「そういえばアレなんだっけ」とか思ってパソコンで調べながらリストを作る人も多いです。でも、パソコンを見てしまうと結局芋づる式に関係ない情報までインプットしてしまい、効率が良くありません。

TO DOリストを作るときにもパソコンからは離れて、自分の頭の中だけを整理しましょう。もちろん、その中でネットで調べたいことなども出てくると思います。「そういえば昨日の○○さんからのメールって返信したかな?」なんて気になることもありますよね。でも、そこでパソコンを見て確認するのではなく、「○○さんのメール確認」というTO DOを入れてしまうのです。TO DOリストに入れた上で後回しにしてしまった方が、仕事の効率は上がりますよ。

毎朝仕事を始めるまえにこの作業をすると、頭の中がすっきり整理されて気持ちいいのはもちろんのこと、その日やるべきことがすべて書き出されているので、その通りに実行していくだけで仕事が終わり、とても楽に仕事をこなせるようになります。

また、スケジュールを細かく組むことによって、だらだらしにくくなるというメリットもあります。「10時~11時半 資料作成」という予定があれば、かならず11時半には終わらせようと思うものですし、もしくは「早く終われば長めに休憩できる!」と思えばもっと早くに終わらせることもできます。

はじめのうちは、自分の能力を過信してしまって無茶なスケジュールを立ててしまうこともありますが、徐々に慣れてくるので問題ありません。慣れてきたら自分に合った、やりやすい仕事のスケジュールを組めるようになりますよ。デスクワークでついパソコンばかり見ている人は、ぜひパソコンから離れる時間を作って仕事の効率アップをしてくださいね!