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電話をかけるときのマナー、あなたは大丈夫?

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仕事をする上で、電話をかけなければならないこともあるかと思います。
相手はお客様であったり取引先であったり、仕事の内容によってさまざまだと思いますが、電話のマナーは大丈夫でしょうか?

電話のマナーは非常に大切です。失敗して自分の評価を下げないように、電話をかけるときのマナーをおさらいしておきましょう!

自分の名を名乗る

自分から電話をかけておいて、名乗らない人がたまにいます。きちんと電話の研修を受けていればそんなミスはあり得ないのですが、研修をおこなっていないところではたまに起こるミスです。

相手が電話に出たら、まずは自分の名を名乗りましょう。もちろん、「○○株式会社○○部の△△と申します」というように、社名や部署も合わせて伝えましょう。

取次ぎをお願いする

固定電話の場合は本人が出るとは限りません。会社であれば電話に出るときに名乗ってくれるものですから、本人でない場合は「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますか」と聞きましょう。
個人のお客様が相手の場合ははじめに名乗ってもらえないこともあるので、「○○様のお宅でしょうか?△△さんはいらっしゃいますか?」というように聞きましょう。

携帯電話の場合は普通本人が出るものなので、取次ぎをお願いすることはありません。ただし、相手が名乗らなかった場合は「○○様の携帯電話でよろしいですか?」と確認をとってから本題に入りましょう。

不在の場合

相手が不在の場合は伝言を頼みます。
「それでは、伝言をお願いいたします。」と言った上で、伝言内容をつたえます。

伝言をつたえない場合(他の人に漏らしてはいけない内容などの場合)は、「承知しました。では、またあらためてお電話させていただきます」もしくは「お手数ですが、戻られましたら折り返しお電話をいただけるようお伝えいただけますか?」などk某に応じて伝えましょう。

本人にかわったら

本人が電話にかわったら、改めてもう一回名乗ります。そして本題に入る前に、時間があるかどうかの確認をしましょう。
「○○の件ですが、今○分ほどお時間よろしいですか?」というように。

もし、時間が無くて無理だと言われた場合は、内容に応じて「では、また改めてお電話いたしますがいつがご都合よろしいですか?」と聞きましょう。もし、相手が「こちらからかけます」と言った場合はこちらの都合をつたえておくといいですよ。

内容によってはメールで済ませることができるものもありますが、その場合は「では、詳細はのちほどメールでお送りしますので、ご確認いただけますか?」としてもいいでしょう。

電話は自分から切ること

用件が終わったら「それでは失礼いたします」と言って電話を切りますが、このときに気を付けてほしいのがガチャ切りです。携帯電話の場合はガチャ切りにはなりませんが、固定電話で受話器を置いて通話を終了する場合は、気を付けないと受話器を置く時の「ガチャ!!」という音が相手に聞こえてしまいます。

これは失礼にあたるので、ガチャ!という音がしないように配慮しましょう。受話器を置く部分の出っ張りを先に指で押さえて通話を終了すれば、相手に不快な音を聞かせずに済みますよ。

留守番電話だった場合も必ず名乗ろう

留守番電話だったからと言って何も言わずに切ってしまう人がいますが、これは失礼です。相手にはどのような用件だったのか、ヘタすれば誰からの電話なのかもわからずにモヤモヤしてしまいます。

個人情報的な関係で、会社の決まりとして留守電に入れてはいけないと決まっていない限りは、かならず伝言を入れるようにしてくださいね。
内容としては、「○○株式会社の△△です。○○の件でお電話させていただきました。また、改めておかけします」もしくは「お手すきのときにでも折り返しお電話いただけますか?」など、希望に応じてメッセージを入れましょう。

電話をかけるのを嫌がってはいけない!

以上で電話をかける際のマナーは終了ですが、もう一つポイントがあります。それは、電話をかけることを嫌がってはいけない、ということです。電話しなければならない用事があるとき、どうにかして他の人に電話をかけさそうとする人もいます。

それがプライベートであれば別にいいかもしれません。(レストランの予約の電話とか、すぐ人に押し付ける人っていますよね)仕事の場合は電話を嫌がっていてはいけません。特に今はメール文化が発達したせいで電話に慣れていない人も増えています。

(よく言われることですが、メールも携帯電話も無かった頃は、子供のころから友達の家に電話をかけるのが普通だったので電話のマナーが自然に身についた、なんて言われています)

電話をかけるのを避けていると一向に上達しませんし、慣れなければ何度も同じ失敗を繰り返してしまい、ますます電話嫌いになってしまいます。電話をかけるのも慣れてしまえばメールよりも手っ取り早く用事が済むので、ぜひ嫌がらずにどんどん電話をかけてくださいね!