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あなたは大丈夫?本当は怖い個人情報の取り扱い

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個人情報の流出はたびたび問題になっていますよね。企業の顧客情報が流出したり、はたまたツイッターなどのSNSをきっかけに個人情報が流出したりと、個人情報流出の問題はIT社会のネガティブな面だと言えるでしょう。

そしてそれは、決して他人事ではありません。あなたは、もしくはあなたの会社は、個人情報を適切に取り扱っているでしょうか?

個人情報が流出することによって起こる問題

個人情報を流出させてしまうと、会社全体の信用問題にかかわったり、顧客に迷惑をかけたりしてしまいますね。そしてそれは、自分の立場を危うくすることです。「会社の信用問題」だとか「顧客が」というとスケールが大きくていまいち実感がわきにくいという人もいますが、自分の問題にまで考えを広げてみると、その怖さが分かります。

会社の顧客情報が流出すれば、会社は信用を失います。株価も下がるかもしれません。お客様からの信頼を失うことで、顧客が減るかもしれません。取引先が減るかもしれません。

すると会社の経営が危うくなって、会社が倒産してしまうかもしれません。もしくは、会社の経営を立て直すことによって派遣社員の契約を打ち切られたり、正社員でもリストラに遭うかもしれません。そうなれば流出させた本人だけでなく、多くの人が仕事を失います。

個人情報の流出は、ほんの些細なことがきっかけで起こりうる人的ミスです。
でも、その結果は自分が自覚している以上に、恐ろしいものなのです。

個人情報を流出させないためには

個人情報は、どのように流出するのでしょうか。
インターネット上から流出した場合はシステムの問題なのでその仕事以外の人には関係ありませんが、社内にある書類から流出することだってあります。

だから、個人情報が載っている書類の取り扱いには十分に注意が必要です。保管場所をきちんと決めずにてきとうに片づけていたり、どこかに置きっぱなしにしていたりするのは論外。「部外者は入ってこないから大丈夫」ということはありません。

空き巣や強盗などが入ってくる可能性はゼロではありませんし、また、会社の中に悪い人がいて、個人情報を盗んでいくかもしれません。

そこでまず、自分で管理するべき個人情報以外は、すぐに廃棄することが重要です。自分の顧客でどうしても自分が持っておかないといけない情報については厳重に自分で管理しなければなりませんが、そうではないもの、たとえば会社で管理している顧客名簿があるのに自分でもそのコピーを持っている、というような場合は、手元に置かない方がいいでしょう。

次に、自分で管理すべき個人情報については、引き出しの中で定位置を決めて、絶対にそこに片づけることを徹底します。もちろん、鍵がかかるところに保管します。

そして、社外へ出かけるときなど机から離れるときには必ず施錠して、鍵の管理も徹底することが大切です。

個人情報はここまで厳重に管理する!

筆者は、以前働いていた会社では個人情報の取り扱いはかなり徹底されていました。ファイルボックスには個人情報用のファイルがあり、かならずそこへ片づけます。出かけるときには鍵を閉めます。また、たまに上司がチェックすることもありました。万が一個人情報の書類を適正に管理できていないことがあれば、始末書を書かされることも。

それを部署の全員が徹底することで、個人情報の流出が防げるのです。

一方、筆者は個人情報の管理がずさんな会社も見てきました。机の上に個人情報の書類が出しっぱなし、個人情報が載っている書類を裏紙として再利用するなど、その前にいた会社が厳しかっただけに、大きなショックを受けました。

個人情報の取り扱いというのは、お金の取り扱いと同じぐらい大切なものです。そのことを理解していなければ、いつか個人情報流出は起こります。それはあなたかもしれませんし、あなたと同じ部署の人かもしれませんが、一度そういうことが起こってしまうと、失った信頼は簡単には回復しません。

個人情報は厳重に管理が必要なものだということを理解して、適正に管理するようにしてくださいね。