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「ほうれんそう」が逆効果になっていませんか?

あなたは、「ほうれんそう」という言葉を知っていますか? 仕事の新人研修などでよく使われる言葉ですが、働く上でとても大切なことだと言われています。

ほうれんそうとは、報告・連絡・相談のこと。こまめに報告・連絡・相談をすることが業務を円滑にし、仕事の効率を挙げることができると言われています。

ほうれんそうが大切な理由

仕事は、一人でできるものではありません。たとえ、日中オフィスに一人になってしまうような小規模な職場だとしても、夕方になると営業マンが帰って来たりして、けっして一人ではないんですよね。

独立してフリーランスとして働いているとしても、クライアントあってこその仕事ですし、やはり、「一人で働く」ということはあり得ないんです。

ということは、報告、連絡、相談が必要になってきます。「この仕事はこうなりました」という報告。「これは、わたしがやっておきます」という連絡。「これは、どうすればいいですか?」という相談。こういったことを積み重ねることによって仕事を円滑に進めることができます。

もし、ほうれんそうを何も実践していなければ、いつ、だれが、どんな仕事をしているのか、どのように仕事を進めればいいのか、誰も、なにも分かりません。「連絡したりするのは当たり前でしょ」と思いがちですが、実際には一人で解決しようとして相談を怠ったり、「あとでいいだろう」と思って報告を怠る、というケースは頻発します。

そうしてほうれんそうを怠っていると、仕事が上手くいかずに職場の能率が下がり、仕事の成果も悪いものになってしまうのです。

ほうれんそうが逆効果に!?

とは言え、「ほうれんそうをきちんとやらなきゃ!」と思っていても、それが逆効果になっていることがあります。

それは、ほうれんそうのタイミングや、内容を間違っているパターンです。

たとえば、何かトラブルがあったときに上司に報告したり相談したりするのは当然のことかもしれませんが、そうでもないこともあります。もし、自分で調べて解決するような問題であれば、いちいち上司に報告が必要ないケースもありますよね。

いつもどおり、職場でFAXを送ろうとしたら、なぜか電話機がエラーになってしまう。こんなとき、上司にすぐさま相談するのが正解でしょうか? こんなときは、まずは自分で電話機の取扱説明書を見て、エラー番号からエラーの原因を調べることが大切でしょう。自分で調べて解決することまでいちいち上司に相談していては、上司は部下からの相談だけで一日が終わってしまい、自分の仕事ができません。上司に相談するのは、取説を見ても解決できなかった場合だけです。

また、緊急性の高いトラブルが起こった時に、その日たまたま休日になっていた上司を電話で呼ぶことは正解でしょうか? たとえば、キッチンの排水口が詰まってしまい、何をしても排水されない。掃除してみても解決しない。水関係のトラブルは業者に来て修理してもらわなくてはならないことも多いですが、このとき、いちいち上司に「どうすればいいですか?」と相談している場合ではありません。すぐに、業者に電話すべきです。もちろん、上司がすぐに電話がつながる状態であれば一言報告してから業者に連絡するのがいいと思いますが、いつ返信がくるか分からないのにメールで相談していたり、もしくは出張などで遠方にいる上司にわざわざ指示を仰ぐというのはどう考えても非効率ですし、上司が「業者は呼ぶな!」なんて言うはずがないのですから、自分の判断で業者に連絡してもかまわないのです。

さらに、タイミングを間違う例としては、報告が多すぎたり少なすぎたり、ということもあります。一つ仕事をするたびに上司に了解を取りに行く、というのはあきらかに報告が多すぎますよね。さすがにそこまでする人はいなくても、「そんなこといちいち聞かなくていいのに」という人を報告してくる人もいます。また、本人は適宜報告しているつもりでも、上司からすれば連絡が少なすぎると言うケースもあります。今の自分のほうれんそうが十分だと考えずに、たまには上司に「これぐらいの報告で大丈夫ですか?」「こういうときは報告した方がいいですか?」と確認し、上司と自分との認識の差を埋める努力もした方がいいでしょう。

ほうれんそうは働く上で必ず必要なことですが、使い方を間違えると逆効果にもなりかねません。ぜひ、自分のほうれんそうの実態が正しい状態かどうかを確認し、意識的に良い「ほうれんそう」ができるようにがんばってみてくださいね!