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効率的な仕事のために!書類整理の3つのコツ

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書類整理の方法に頭を悩ませている人も多いと思います。たまに思い立って引出の中を整理してみても、しばらくするとまた散らかってくるんですよね。そして、とうとう新しい書類が片づけられなくなって、また一から整理し直す、ということを繰り返します。

でも、書類整理は基本的なポイントを守っていればそれほど難しいことではありません。ここでは、書類整理に必要な3つのコツを紹介したいと思います。

保管する書類の量を減らす

まず、多くの人は、書類を保管しすぎています。いらない資料をいつまでも置いておくので、スペースがなくなります。この問題を解決するには、ある程度思いきって書類を捨てなければなりません。

たとえば、なかなかアポが取れない顧客に渡すための資料。連絡がつかなかったり予定が合わなかったりして長い間会えていない顧客の資料で、「今度会ったときにお渡ししよう」といつまでも机の中に保管しているとします。こういった資料は置いておくのではなくまたアポが取れたときに作り直せばいいのです。

紙の状態で置いておくとどうしても端がすれたり折れたりして見栄えも悪くなりますから、必要なときにプリントアウトした方がいいと思います。

また、個人情報の書類も処分しましょう。個人情報は、取扱に十分に気を付けなければいけません。
顧客情報をたくさん保管していると、それだけ流出したときのダメージも大きいです。「ちゃんと引出にいれてあるから大丈夫」と思っていてはいけません。

そうそう無いことではありますが、職場に空き巣が入るかもしれません。もしくは、自分が書類整理を出来ていないせいで他の資料に紛れてしまい、流出させてしまうかもしれません。顧客のデータであれば会社で管理しているものがあると思いますし、最低限必要な情報だけを残しておき、そうでないものは処分しておきましょう。もちろん裏紙として使うなんてことがないように、個人情報の書類は即座にシュレッダーです。

ファイルボックスとフラットファイルを使う

書類整理はファイルボックスを使うのが基本です。ただ、中に入れるファイルによっては、整理がしにくくなります。クリアファイルなどは、ふにゃふにゃしていて自立できません。つまり、ファイルボックスの中で下にずれてしまい、他のファイルを入れるときにいちいち手で押さえて入れなければならず、手間がかかります。

そこでおすすめなのがフラットファイルです。フラットファイルとは、厚紙製の表紙のファイルのことで、学校で作文を閉じたいりするのに使っていたようなファイルのこと。これだときちんと自立してくれるのでファイルボックスの中がいつも整頓された状態になります。

もちろん、書類によってはクリアファイルなどを使うこともあると思いますが、極力使わないようにするといいですよ。フラットファイルがたくさんある中に少しクリアファイルがある、という程度ならフラットファイルがクリアファイルを支えてくれるので散らかりにくくなります。

カテゴリ分けはシンプルに!

ファイルボックスは一つではなく、複数使うのが基本ですが、かならずカテゴリごとに分けましょう。

ただ、カテゴリ分けは細かくしすぎると管理が大変になります。たくさんのカテゴリ分けをしてしまうと、時間が無いときに適当なファイルボックスに入れてしまい、中身がぐちゃぐちゃになってカテゴリ分けしている意味がなくなってしまいます。

そこで、カテゴリ分けは3つ程度に絞り込みます。
たとえば、

  • 保管用
  • 未済資料
  • 社外持ち出し禁止
  • といった感じです。この場合、「未済」にはこれから使う資料や、今度のイベント関係の書類、というようなものを入れます。保管用は、もう用事は済んでいるけれど、保管しておかなくてはならない書類です。そして、仕事によっては「社外持ち出し禁止」のものもいろいろあると思いますので、これに関しては必ず専用のボックスをひとつ作ってください。

    その他、「顧客用」「社内用」「プロジェクト用」「資料作成用」などいろいろなカテゴリを思いつくかもしれませんが、これらはファイルボックスの中の小カテゴリとして扱う方が整理が上手くいきます。

    つまり、大きなカテゴリをファイルボックスで分けて、小さなカテゴリはインデックスカードなどを使って分けていくのです。

    書類整理は一度徹底すれば完璧に

    今まで、あれこれ工夫してみてもダメだった、という人は、一度でいいのでこだわりまくってきれいな状態に整理してみてください。ここまで紹介してきたポイントも参考にすれば、散らかりにくい状態になるはずです。

    忙しい中で「いつか整理しよう」と思っていても、なかなか時間は空きません。それならば、一度わざわざ時間を作って、書類整理を徹底的にやった方が、その後の書類整理の手間が省けて仕事の効率も上がります。

    書類整理が上手な人は仕事も早く、信頼されやすいです。引出の中が書類で散らかっているという人は、ぜひ参考にしてくださいね!