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仕事は一つひとつ順番に片づけるだけで効率は良くなる

仕事と言っても、一つの作業をずっと続けているわけではないと思います。パソコンに向かって資料を作ったり、メールのチェックをしたり、もしくはお客様のところに出かけたり、アポをとるために電話をとったり。さまざまな仕事内容をこなしていくことが必要です。では、これらの仕事をどのようにこなせば効率よく作業ができるのでしょうか。

あれこれ手を出さずに一つずつ!

仕事中には、次から次へと新たな仕事が入ります。
PCに向かって作業をしていても電話がきたら応対しなければなりませんし、いきなり上司に「これやっといて」と指示を受ける場合もあります。

すると、複数の仕事内容がちゃんぽんになってしまいますが、これでは効率が悪いのです。

効率よく仕事を進めるには、仕事は一つひとつ順番に進めていく必要があるのです。

一つずつ仕事を進めると、つねに一つのことにだけ集中できるので、頭の中が混乱することもなく仕事がはかどります。さらに、一つずつ仕事を終らせていくとその都度小さな達成感を感じることができ、気分よく仕事ができるのでやる気も持続しやすいという効果もあります。

やるべきことのリストアップと優先順位をつけること

一つずつ仕事を完了させていくにしても、優先順位が間違っていては大問題です。そのため、まずは仕事の優先順位を決めなくてはなりません。

そこで、先に今やるべき仕事をリストアップしてみましょう。そして、それらを重要なもの順に番号をつけてください。優先順位をつけたら、あとはその順番通りに仕事をしていくだけなので、仕事の順番や締切を意識しなくてもよくなり、仕事に集中できるようになります。

優先順位を付けるときには、締切があるもの、大きな利益を生み出すものを優先します。

  • 大きな利益を生み出す締切があるもの
  • 大きな利益を生み出す締切がないもの
  • 締切がある雑務
  • 締切が無い雑務
  • 基本はこの順番になります。

    締切があるけれど対して重要ではない仕事に関しては、場合によっては締め切りを変更してもらうことを検討してもいいかもしれませんね。

    かたくなに順番を守ることが大切

    優先順位を決めたら、よほどのことが無い限りはその通りに実行します。よほどのことと言うのは、やるべき仕事以上に緊急だったり、大きな利益につながるような仕事のことです。

    ただ、そういう仕事はそうそう入ってきませんから、ちょっとした仕事が入ってきたときにはそれは後回しにして、あらかじめ決めた優先順位通りに仕事を進めていきましょう。

    優先順位を決めておくことで、他に仕事が入ってきても焦ったり申し訳なく思ったりすることも防げます。「今はもっとも重要な仕事をしているんだ」と自覚することができるので、その他の些細な仕事を後回しにしても、罪悪感を感じたり焦ったりすることなく仕事に集中できますよ。

    メール対応・電話対応は?

    優先順位を守って仕事をするとは言っても、メールや電話は時間関係なく来るものです。メールを後回しにすることはできますが、電話を後回し、というわけにはいきませんよね。

    電話が入った場合、基本的には応対しますが、時間がかかるものについては後からかけ直すという方法もあります。ちょっとした確認だけであれば2~3分で済むのでそのまま対応して、すぐに仕事に戻りますが、調べる必要があるようなことに関しては、どっちみち調べるために1回電話を切って折り返さなくてはならないのですから、それなら今やっている仕事が終わってからでもいいでしょう。(もちろん、相手にはいつごろ折り返すのかを伝えておきます)

    あなたが折り返さなくてもいいような内容であれば、手が空いている人に頼んでもいいでしょう。

    メールの場合も、2~3分で済むようなものはその場で返信し、すぐにもとの仕事に戻るのがおすすめです。仕事を効率的に進めるにはメールの返信もまとめておこなうのがいいと言われていますが、短時間で済むものに関してはすぐに返信してしまった方が効率がいいですし、なにより相手もその方がうれしいはずです。(簡単な回答だけでいいようなメールがいつまで経っても返ってこないとちょっと不安になりますよね)

    そして、返信に時間がかかるものだけは別途「メール対応」の時間を設けて、そのときにまとめて返信しましょう。

    このように、仕事には優先順位をつけて、優先順位が高いものから順番に片づけていくのがおすすめです。一つ終わるたびに達成感を感じながら、集中して仕事を続けられるので、ぜひ試してみてくださいね。