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仕事の生産性を上げるために……何に時間がかかっているのか検証しよう

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自分の仕事の内容って、実はけっこういろいろあります。「ただの事務職です」と言う人でも、事務職としての仕事っていろいろと分けることができますよね。たとえば、資料作成、電話対応、事務用品の発注などなど、具体的な内容で考えるといろいろあると思います。

では、その中で、特に時間がかかっている仕事というのはどれでしょうか?

20%の仕事が、80%の利益を生み出している

よく言われることですが、仕事では、20%の人の利益によって、全体の80%の利益を上げています。もしくは、全体の20%の商品だけで、80%の売上を支えています。

もちろん、正確にこのとおりになっているわけではないのですが、おおむねその通りになっていると言ってもいいでしょう。

これは、実際に検証してみると、より分かりやすいと思います。
筆者が以前していた仕事でも、大きな利益を出す仕事は全体の20%程度でした。基本は事務的な作業やお客様の応対などが仕事時間の8割を占め、残りの2割が営業活動、といった具合です。

みなさんも、自分の仕事に当てはめて考えてみてください。

無駄な仕事にどれぐらいの時間を割いているのか

筆者の場合、以前の仕事は生産性の低い8割の仕事も決して不要な仕事ではありませんでしたが、仕事によってはまったく無駄になっているような時間もありますよね。

そういった仕事を見つけだすことができれば、それをシステム化して時間短縮したり、もしくは思い切って外注したり、他の人に振ったりすることもできます。

では、無駄な時間はどのように調べればいいのでしょうか?

1日の動きを記録しよう

スケジュール管理をこまめにしている人は多いと思いますが、実際に自分がいつ何をしたのか記録している人は少ないと思います。ですから、一度数日間でいいので、自分がいつ、何をしていたのかを記録してみてください。

そうすれば、どんな仕事に、どれぐらいの時間がかかっているのかが分かりやすくなります。
すると、中には驚くべき発見があるかもしれません。

たとえば、営業職で本来はお客様に会いに行くことに時間を使わなくてはならないのに、契約書等の書類作成に時間がかかりすぎているかもしれません。契約書の作成自体は自分dやらなくてはならないかもしれませんが、それに付随する書類、たとえば「個人情報の取り扱いについて」とかご利用いただくにあたって」といった書類を揃える手間は、効率化できそうですよね。

こういう仕事のヒントを発見するためには、自分が何に時間を取られているのかを知らなければばらないのです。

無駄な仕事は効率化を

無駄な仕事が見つかれば、それを効率よく進める方法や、もしくは他の人に振る方法を考えましょう。
会社員というのは一人で働いているのではありませんから、他の人の手も借りてお互いに効率よく助け合える方法を探るのが一番いいと思います。

自分の生産性を高めると同時に、職場全体の生産性を高めれば、もっと一人ひとりが活躍できるようになりますし、そうすれば部署全体の評価も上がり、お給料もアップするかもしれません!

いつも通りに仕事するだけでは、生産性は上がりません。ぜひ、何に時間を使いすぎているのか、何を効率化できるのか、調べてみてくださいね。