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時間の細分化で仕事の効率は高くなる!

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スケジュール管理は、ただ「予定を忘れないようにするため」というものではありません。スケジュール管理をすることで、仕事の効率を高めることができるのです。

忘れたら困る予定をスケジュール帳に書き込むだけでは、仕事の効率化はできません。では、どうすれば仕事の効率化ができるのでしょうか?

仕事の内容をスケジュール帳に書きこもう

「○時 打ち合わせ」というような予定だけ書くのではなく、いつ、どんな仕事をするのか、ということを書き込んでいきましょう。仕事の内容まで書き込むことで、その日、その週、自分にどれだけの時間が残されているのかが分かりやすくなります。

打ち合わせなどの予定だけ書くよりも、仕事の内容まで書いた方が予定も立てやすくなりますよ。

時間を細分化して書きこもう

スケジュール帳に仕事内容を書き込むとき、大雑把に書いていては、まだ効率化はできません。細かく、時間まで書くようにしなければいけません。

そのためには、月間カレンダーよりも、時間単位で書き込める手帳を使わなければなりません。「○時~○時 資料作成」というように、時間を区切って書き込むようにしていくと、時間の感覚を持って仕事をすることができます。

時間の感覚を持って働こう

働くときには、時間の感覚を持つことが効率化につながります。
「この仕事には2時間ぐらいかかるよな」と思う仕事は、2時間で終わらせるようにするのです。実際、手帳に13時~15時と書いているのに、実際に3時間かかってしまえばあとのスケジュールにも影響してしまいますよね。

2時間でできる仕事は2時間でやる、という感覚を持つことで、だらだらせずに集中して仕事に取り組むことができます。

さらに、細分化して考えよう

仕事の内容を時間で区切ってスケジューリングすることで仕事の効率を高めることができますが、この時間の区切りをどこまで細かくするかによって、効率も変わってきます。時間の区切り方は、細かくするほど効率よく仕事ができるようになるのです。

たとえば「資料作成」という仕事でも、もっと細かく分けることができます。

  • 情報収集
  • 資料集め
  • 目次作成
  • 文章作成
  • レイアウトを考える
  • グラフ等の作成
  • プリントアウト
  • 製本
  • あくまでも例ですが、こんな感じです。
    これらにどれぐらいの時間がかかるのかを考えて、こまかくスケジュールを作成していきましょう。
    「情報収集には時間がかかるから1時間ぐらいかな」というように一つひとつの行程にかかる時間を考えてみてくださいね。

    おそらく、はじめはどれぐらい時間がかかるのかが分からなくて、誤差が出ることも多いと思います。ただ、意識していればだいたいの時間は分かってくるようになるので、あきらめずにチャレンジしましょう。

    普段から時間を気にしているか

    仕事を細分化してスケジューリングしていくことができる人は、普段から自分がしている仕事にかかっている時間を意識しているものです。

    こまめに時計を見ながら、「この仕事にはこれぐらい時間がかかるものなんだな」ということを確認しながら働いています。だからこそ、どのような仕事にどれぐらい時間がかかるのかが分かっていて、上手に細分化したスケジューリングができるのです。

    意識して仕事してみると、簡単な仕事に予想以上に手間暇がかかっていて他の仕事の時間を圧迫していることに気づいたり、難しそうな仕事でも取り掛かってみると案外すぐに片付いていることに気づいたりと、いろいろな気づきもあると思います。

    時間を細分化していくことで時間の感覚が敏感になり、予定通りに仕事を進めなければ、という意識も高まります。そうすると効率よく仕事を進められるようになり、職場での評価も上がっていくので、ぜひ参考にしてみてくださいね!