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スケジュール管理が上手な人は、自分の余力を「見える化」しています

スケジュール管理が上手くいかない、と思っている人も多いと思います。働く上で、スケジュール管理は基本中の基本。とは言え、実際には自分のキャパ以上に仕事を入れてしまったり、逆に妙に時間が余ってしまったりする人も多いのではないでしょうか。

自分のキャパを計ろう

上手にスケジュール管理をするには、自分がどれぐらいの仕事をできるのか、正確に把握できていることが重要です。どのような仕事にどれぐらいの時間がかかるのか、ということを整理してみましょう。

まず、今の仕事内容をジャンル別に分けてみてください。たとえば、「メール対応」「電話対応」「資料作り」「データ収集」など、思いつく限り分けてみましょう。

次に、それらにかかる時間を計算してみてください。「メール対応1件5分」「電話対応1件10分」「資料作り4時間」「データ収集1時間」といった具合です。もちろんかかる時間は一律ではないと思いますが、平均的にどれぐらいかかるかが分かれば大丈夫です。

スケジュール帳に細かく書き込もう

自分の仕事にどれぐらいの時間がかかっているのかが分かれば、それをスケジュール帳に落とし込んでいきます。使用するスケジュール帳は、時間単位で管理できるものがいいでしょう。

たとえば、メール対応が10件程度あるなら、平均5分の場合は全部で50分かかるのでその分の枠をとっておきます。それぞれの仕事内容について、すべて必要な時間枠を確保できるように書き込んでおきます。

そうすると、どれぐらい余力があるのかが一目瞭然になりますよね。これが、自分の余力を「見える化」する、ということです。日単位でのスケジュール帳にごちゃごちゃ書いている場合に比べると、劇的にスケジュール管理がしやすくなるはずですよ。

仕事を引き受ける判断もスピーディに!

余力を見える化することで、新たな仕事を頼まれたときの対応もスピーディになります。今までなら、頭であれこれと考えて、「今この仕事をやっていて、多分○時ぐらいまでかかるから……多分大丈夫かな」なんて判断して引き受けていたかもしれません。

でも、余力の見える化をすれば、スケジュール帳を見るだけですぐに仕事が可能かどうかがわかるので、すぐに「できます!」もしくは「すみません、今はできません」というように回答することができます。さらには、「明日の○時まで待っていただけるならできます」というように、柔軟に対応することもできますね。

判断がスピーディになることによって、

  • 周りから「仕事ができる人」だと思われ信頼される
  • 判断に迷う時間をなくせる
  • というメリットがあります。

    スケジュール帳に書き込む手間を惜しんでいると、結果的には多くの時間や仕事のチャンスを失うことにもなります。自分の余力を把握して、スケジュール管理を上手にこなしてくださいね。