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一つひとつの仕事を着実にこなすことの問題

jin1861

仕事のやり方は人それぞれ。同じ仕事でも、人によってやり方が違ったりしますよね。そして、仕事が遅い人もいれば早い人もいますし、仕事のレベルが高い人もいれば、低い人もいます。

一見、コツコツと一つひとつの仕事を着実にこなす人は優秀なようにも見えますが、実は仕事の効率が悪くなっているかもしれません。

仕事に集中するまでに時間がかかりませんか?

仕事の内容にもよると思いますが、書類を作成するなどの仕事は、集中して取り組むまでに時間がかかりやすいものです。はじめに必要な書類を集めたり全体の構成を考えたりしますが、すぐに集中して考えられる人は少なく、仕事と関係ないことを考えてしまったりぼんやりしてしまったりしてなかなかスムーズに進みません。

一つの仕事をなんとか終えるとまた次の仕事に取り掛かることになりますが、次の仕事に取り掛かるときにはまた1からのスタートになりますのでもう一度集中力が高まってくるのを待たなければなりません。

筆者も人のことは言えないのですが、集中し出すまでには誰でも時間がかかるものです。そこで、この「集中するまでの時間」をいかに短縮するか、というところを工夫することによって、仕事の効率を上げていくことができるのではないでしょうか。

やりっぱなしの仕事をあえて作る

マルチタスク、という言葉があります。これは複数の仕事を同時進行にこなすことを言います。しかし、マルチタスク方式の仕事は良くないと言われており、98%の人はマルチタスク方式で仕事をすることによって生産性が落ちるのだそうです。でも、残り2%の人には効果的なやり方ですので、試しにやってみてもいと思いますよ。労働力人口は6577万人いますから、そのうち131万人はマルチタスク方式の方が効率が良くなるかもしれません。(ちなみに筆者もマルチタスクで効率が上がるタイプです)

マルチタスクとまでいかなくても、「複数の仕事にちょっとだけ手をつけておく」という方法もお勧めです。すべての仕事の、「情報集め」とか「テンプレート探し」など、序盤にやるべきことだけ一通り手を付けておきます。すると、わずらわしい部分ははじめにクリアできているので、一つ仕事が終わったあとも比較的スムーズに次の仕事に取り掛かることができます。

途中で休憩しよう

一つひとつの仕事を着実にこなすタイプで「もっと効率よく仕事をしたい」と思っている人なら、休憩のタイミングを変えるのもおすすめです。

多くの人は、「キリのいいところ」で休憩をはさみます。仕事を切り上げて退社するのも、「よし、キリのいいところまでやったから残りは明日やろう」というようにキリのいいところで終了しますよね。

でも、キリのいいところまでやってしまうと、次に仕事を再開するときにまた集中力を高めていくまでの時間がかかります。キリの悪いところで仕事を投げ出して休憩してしまう方が、再開時にスムーズに仕事ができるんです。

たとえば、こういった文章を書く際にも使えます。キリのいいところまで仕事をして、「とりあえず休憩して、後でこれを書こう」と思っていると、休憩後には書きたい内容を忘れてしまうことも多いと思います。そこで、「何書こうと思ってたっけ?」と思いだす作業が発生します。その時点まで書いた自分の文章を読み返したりして、余計な時間を使ってしまうんですね。

でも、文章の途中で休憩してしまえば、その続きから書き出せばいいので迷うことなく続けられます。休憩中に仕事の内容を忘れてしまっても、途中で終わっている文章を見ればすぐに書き出すことができますよね。

また、キリのいいところで仕事をやめることによって、集中力が途絶えてしまうというデメリットもあります。「よし、ここまでやったぞ!」という達成感によって、集中力がスーッと消えてしまうんですね。仕事を途中で切り上げておけば集中力が持続しやすく、長時間集中した状態をキープしやすいですよ。