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「ブランク」の作り方でスケジュール管理が劇的に楽になります

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働く上では、スケジュール管理がとても重要になってきます。

スケジュール管理というとビジネスパーソンというイメージですが、実際にはアルバイトの人やサービス業の人など、働く人すべてにとって大切なことだと思います。

スケジュール帳を持っている人はたくさんいますし、あれこれ予定を書き込んでいらっしゃるとは思いますが、それでもスケジュール管理がうまくできていない、という人も多いのではないでしょうか。

スケジュール管理をする目的

スケジュール帳にあれこれ予定を書き込んで、スケジュール帳が埋まっていく感じが好きな人は多いと思います。また、人前でスケジュール帳をさっと取り出してササッと書き込むわたしってかっこいい♪的な感覚の人もいると思います。

でも、スケジュール帳は空白を埋めるために使うのでもなければカッコよさをアピールするために使うものでもありません。

一つは、予定を忘れないようにするためです。
自分の頭で覚えておけることには限界がありますから、自分のスケジュールをきちんと記録しておくことによって、予定通りに動くことができます。

そしてもう一つ、スケジュール管理をする目的があります。
それは、時間を有効に使うためです。

予定を忘れないようにするためにスケジュール帳をつけているだけ、というのでは非常にもったいない。
有効な時間の使い方ができるようになってこそ、「スケジュール管理がちゃんとできている」と言えるのではないでしょうか。

ブランクをどこに作っていますか?

スケジュールは、基本はぎゅうぎゅうに詰め込むものではありません。
必ず、「ブランク」を作っておく必要があります。

そうすることで、自分の自由な時間を確保できますし、また、想定外のことが起こったために仕事に遅れが出ても、ブランクの時間を使うことで遅れを取り戻すこともできますよね。

では、ブランクはどの程度、そしてどこに作っておくべきなのでしょうか。

一般的には、ブランクは仕事終了後、夜に作ることになると思います。

一般的な働き方を考えてみますと、たとえば起床してから出社するまでは、フリーになりそうな時間は無いと思います。そして、仕事中は当然フリーではありません。
となると、仕事が終わってから家に帰って寝るまでのどこかで、フリーの時間を作ることになります。

多いのは、やはり寝る前の時間でしょう。
仕事が終わってから帰宅して、夕食や入浴を済ませ、資料チェックなどの仕事も済ませ、それからゆっくりと寝るまでのあいだの時間を過ごすというのが、寝つきをよくするためにもおすすめです。

ただ、フリーの時間を朝にも作ることができます。
最近は「朝活」も流行っていますし、実践している人も多いでしょう。
早朝に起きて早めに職場付近まで行くようにすると、満員電車に乗る必要がなく、ゆっくり座りながら新聞を読んだり本を読んだりできます。

そして、職場の近くのカフェに行ってメールチェックなどの仕事をしたり、もしくは資格を取るための勉強をしたりします。
早起きをして朝にフリーの時間を作るのが合っている人もいるので、興味がある人はぜひ試してください。

2~3時間のブランクが目安

フリーの時間は、あまり長すぎても心配ですが、短すぎても問題です。
予定をぎゅうぎゅうに詰めてしまうと万が一仕事に遅れが生じたときなどに対応できなくなりますが、フリーの時間が短すぎてもやはり仕事は終われません。

目安としては、毎日2~3時間程度のブランクを作っておくのがおすすめですよ。2~3時間あれば、その日に遅れた仕事はたいてい取り戻せるはずです。

また、週単位でのブランクも意識しましょう。
1日2時間のブランクを確保すると、平日だけで10時間のブランクを作ることができます。10時間あれば、いろんなことができそうですよね。

さらに、土日も予定を詰め込むのではなく、ある程度ブランクを使って、疲れを癒したり、もしくは溜まった家事や用事を片づけたりと、有効に時間を使いやすくなります。

このように、スケジュール管理をするときには、ほど良くブランクを作ることが本当に大切です。
スケジュール管理が下手な人はブランクを上手に作っていなかったり、もしくは上手に活用できていなかったりするものなので、心当たりがある人はぜひ自分のスケジュール帳を見返して問題点を見つけ出してくださいね!