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メールは即レスすべき?それともチェック時間を限定すべき?

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仕事のメールは、けっこう時間を取られるものですよね。
メール対応に追われて、本来の自分の仕事が思うように進まない、ということもあるのではないでしょうか。

メールチェックの時間を限定すれば、仕事の時間を死守できる

そこで、最近よく言われるのが、「メールチェックは始業前の30分のみにして、その後はメールを開かずに仕事に集中する」ということです。

メールはそもそも、急ぎの用事には使わないのがマナーです。
急ぎの用事であれば電話すべきですし、送る方もメールがすぐに返ってくることを期待して送っているのではありません。

ですから、朝の30分だけメールチェックをしなくても、仕事に支障をきたすことは無いのです。
メール対応の時間を限定してしまえば、そのほかの時間は本来の自分の仕事に集中できますし、メールが届くたびに仕事を中断する必要がなくなれば仕事の進み方も全然違いますよ。

メールを即レスする意味はない?

特にメール好きな人に言えることですが、メールがすぐに返ってくると嬉しいので、自分も即レスを心掛けている、という人も多いと思います。

でも、届いたメールにすぐに返信しなかったとしても、問題はありません。
よく言われるのは、メールの返信は24時間以内に必ず送ろうということです。つまり、24時間以内に返信していれば、まったく問題ないのですから、毎朝30分だけメール対応に充てる、という方法でも十分なのです。

ただ、メールを即レスすることが評価につながることもあります。
デスクワークの人同士のメールのやり取りの場合で、かつ対応に大して時間がかからないものの場合は、即レスの方が喜ばれます。

筆者の場合もまさしくそうです。クライアントとはメールのやりとりが中心ですが、基本的に即レスです。
たとえば「今回も、前回と同じ内容でお願いできますか?」というような内容であれば、返事はイエスかノーで決まります。
スケジュールに問題がなければ、すぐにイエスと返事ができますよね。
筆者の場合は、返信にかかる時間が10分以内であれば即レスするようにしています。

即レスすると、相手もまだPCの前にいる確率が高いです。時間を置いて返信した場合はそのとき相手がPCを見ていない可能性もありますが、即レスなら相手がすぐに返事を見ることができ、相手もすぐに次の仕事に進むことができて効率がいい、というわけです。

急ぎの用事ではないにしても、やらなければいけない仕事は早めに済ませたいものです。ですから、即レスすることによって仕事をスピーディに進めていくことができるというのも魅力的なのではないでしょうか。

「あとで返事しよう」が一番ダメ

メールを即レスするか、メールチェック用の時間を設けてその時間だけチェックするかは、どちらでも良いと思います。その人の仕事の内容や、その人の仕事のやり方の好みで決めても大丈夫です。

ただ、やってはいけないのは特にルールを定めないまま、「このメールはあとで返信しよう」と時間を置いてしまうことです。
メールを読んだのであれば、すぐに返信した方が良いです。

なぜなら、一度読んだメールを放置してまたあとで見返す場合、二度読まなくてはならないからです。
これって時間のムダですよね。読んだ以上は、基本的に即レスを心掛けた方が良いですし、それが負担に感じるのであれば、メールチェックのための時間をまとめてとって、その時にメールを読んだ方がいいです。

また、「忘れてしまう」という問題もあります。
一度読んだメールを「後で返事しよう」と置いてしまうと、そのまま忘れてしまうこともあります。忙しい人の場合は特に忘れやすいのではないでしょうか。(時間を持て余している人でもけっこう忘れてますが)

筆者は基本は即レスではありますが、返事に時間を要するものについては、TO DOリストに書き加えて返信を忘れないようにしています。

このように、「メール対応は朝だけ」「基本は即レス」というようにルールを決めていれば、返信のタイミングはいつでも大丈夫です。(もちろん、24時間以内に返信が基本です)
特にルールを決めずに自分の気分で即レスしたり時間を置いたりすると、仕事の効率は悪くなってしまいますので、自分なりのルールを考えて、そのルールに従ってメール対応するように心がけてみてくださいね。