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ビジネスメールに振り回されないための上手なメールの使い方

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メールは、仕事をする上では欠かせないものです。

昔は、電話するのが当然でしたから「メールで済ませるなんて」と言われたことはありましたが、今はそんなことを思う人はいません。そう考えると、今は「ビジネスのやり取りでLINEなんてありえない!」と言っていても、将来的にはアリになっているかもしれない、なんて思いますね。

さて、とっても便利なメールではありますが、中にはメールに振り回されている人もいるのではないでしょうか。
メールは便利ではありますが、その反面デメリットもあります。
メールのメリット・デメリットをしっかり理解して、状況に応じて使い分けていくことが大切ではないでしょうか。

メールより電話、電話より面談

まず、なんでもかんでもメールで済ませるのはやめましょう。
メールには、

・文字として残るので文章のアラが見つかりやすい
・感情が伝わりにくい
・すぐに返事が欲しくても時間がかかることも多い

などのデメリットがあります。

特に感情という点で言うと、メールより電話、電話よりも直接会うことの方が、お互いの感情が伝わります。
電話だと、声の雰囲気や話すスピードなどで感情が伝わりますし、直接会えば表情や身振り手振りからも感情を読み取ることができますよね。

メールだと、感情の行き違いが発生して誤解を招くこともあるということはしっかり理解しておきましょう。

さらに、メールは時間がかかります。文章を打つのにも時間がかかりますし、しっかり説明しようと思えば文章が長ったらしくなり、読む気も失せてしまうでしょう。そして、メールを送ってもすぐに返信がくるわけではないので、確認したいことがあるときには返信がくるまで次の仕事に取り掛かれなかったりして、効率も悪いです。

簡単な確認で急がない内容であれば簡潔にメールを送れば済みますが、そうでない場合は電話しましょう。
相手が電話に出なければ、その後にメールを送っておけばいいんです。
また、大事な商談などの場合は、直接会えるようにお互いの予定を合わせましょう。何十往復もメールでやりとりするよりも、1回会っただけの方が相手と打ち解けやすくなります。

長い挨拶は必要なのか?

ビジネスメールの場合、お手紙のように時候の挨拶が入ったりして、とにかく長いです。
相手がずっとPCでメールチェックしているならまだしも、最近は移動中などにスマホやタブレットで確認する人もいます。PCのような大きな画面ではないので長い文章は読むのが大変ですし、いくらみんなやっているからと言っても、個人的には長いあいさつ文は省いて良いのではないかと思います。

初めてメールを送る相手であればやはり丁寧に挨拶した方が良いかと思いますが、そうでない場合は毎回長々と挨拶するのではなく、簡潔に用件だけ伝えても大丈夫なはずですよ。
もし、簡潔にするのが不安な場合は、一言「○○様もお忙しいと思いますので、簡潔に用件だけ伝えさせていただきます」と添えておけば良いのではないでしょうか。・

四六時中メール対応はしない

メールが来たらすぐに返信することは、たしかに大切です。レスポンスが早いということは、それだけ相手もうれしいものだからです。
でも、通常業務の時間を削ってまでメール対応する必要はありません。

たとえば、「メールチェックは毎朝30分だけ」というように決めてしまって、その後はメールを開かないようにする、というのもおすすめの方法ですよ。

メールは使い方を間違えると相手の信頼を損ねてしまったり、言いたいことが伝わらなかったり、時間を取られてしまったりとデメリットもあります。
できればメールは最低限にして、直接会ったり電話をしたりしてコミュニケーションを取るほうがいいと考えた方が仕事も上手くいくのではないでしょうか?