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職場で信頼される人材になるために!締切を意識して仕事しよう

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みなさんは、仕事の締め切りをアバウトにとらえていませんか?

仕事には、さまざまな締切があるものです。

「今日中にやっておいてね」
「来週の火曜日に使う書類まとめておいて」

など、はっきりと「締め切りは○月○日○時」と決まっていないことが多いので、人によってとらえ方にズレができ、もしかしたら周りから「あの人は閉めきりにルーズな人」と思われているかもしれません。

そこで、多くの職場で繰り広げられる「今日まで」「近日中に」といったアバウトな締め切りを、どのようにとらえていけば良いのか、ということについてお話ししたいと思います!

アバウトな締め切りは人によって解釈が違う

例を挙げます。

みなさんは、「今日中に」と言われた仕事の締め切りは何時何分だと思いますか?

①自分の退社時刻
②提出先の人の退社時刻
③23時59分
④その他

さて、この中にはっきりとした正解はありません。なぜなら、人によって解釈が違うからです。
では、「今日中に」という指示を出された場合、何時までに仕上げれば良いのでしょうか?

まずは、その仕事が何のための仕事なのかを考えます。
たとえば、明日の朝の会議で上司が使う資料を作るのであれば、どうでしょうか?
この場合、23時59分にメールで提出しても、朝の会議には間に合うということがわかります。

一方で、今日の夕方から上司が出張で遠方に行くことがわかっている場合やメール提出ができない場合は、上司が退社するまでに提出しなければなりません。

このように、自分が持っている情報を使って「いつまでに必要なのか?」ということを推測します。

推測をもとに、さらに質問を

と言っても、それだけでは不十分です。
これはあくまでも推測ですから、正確な情報が必要になります。
上司から指示を受けたら、すぐに頭の中で推測をして、その推測にもとづいて即座に上司に聞き返しましょう。

もちろん、ヒマを持て余しているならすぐに取り掛かってすぐに提出すれば良いのですが、普通は他の仕事もありますから、正確な締切時刻を知ることによって仕事に優先順位をつけなければなりません。

「家に持ち帰って資料を読まれたりしますか?でしたら超特急でやります。もし、明日の朝に間に合えば良いというのであればちょっと今お客様の問い合わせ内容を調べていますので、今晩メールでお送りしますが……」

というように聞いてみましょう。
人によって、もしくは資料の内容によって、「早めにもらってじっくり読んでおきたい」ということもあるでしょうし、「朝の時点で書類がそろっていればいいから、今日中とは言ったものの明日の朝に出来上がっていればそれでいい」という場合もあるでしょう。

職場でのアバウトな指示というのは、アバウトなままにせず、なるべく正確な時刻を設定してもらえるようにこちらから質問するのがおすすめですよ。

緊急度に応じて順位付けをしよう

正確な締切時刻が必要な理由の一つは、自分の仕事の中で優先順位をつけるためです。
仕事には、緊急度の高いものからいつでもできるものまでいろいろあります。

上司からの指示はもちろん大切ではありますが、「お客様からの問い合わせ対応」など緊急性の高いものもありますから、処理する順番を正確につけていかないと、「仕事ができる人」とは言えませんよね。

全体を見通す

正確な締切時刻が必要な理由はもう一つあり、それは、その仕事の全体像をつかんで最適な対処をするためです。

上記の例のように、いつ使う資料なのか、早めに渡した方がいいのか、という全体の流れを見ておかないと、「今日中って言われたんだからとりあえず先に他の仕事をやっちゃおう」などと、自分本位で優先順位を決めてしまいます。

そうではなく、その資料が何のために必要なのか、事前確認が必要なのかどうかなど、全体像を把握した上で、「この資料は早い方がいいから今すぐやってしまおう」などと、自分の中で処理する必要があるのです。

アバウトな指示というのは他にもいろいろありますので、また紹介していきますね!